23.08.2024

Design Sprint mit dem REWE Digital DOIT Innovation Team

Mit unserer Begleitung konnte REWE digital in nur einer Woche durch einen Design Sprint innovative Lösungen entwickeln und entscheidende Erkenntnisse gewinnen.

Design Sprint mit REWE digital

Voller Fokus und eine gut strukturierte Woche: Design Sprints helfen kompakt wichtige Erkenntnisse zu innovativen Ideen zu gewinnen.

Wir haben mit dem DOIT Innovation Team der REWE digital einen Design Sprint durchgeführt. Ein guter Anlasse, um mal zu durchleuchten, was Design Sprints eigentlich sind, wie sie erfolgreich auch in etablierten Unternehmen durchgeführt werden können und welche Vorteile und Herausforderungen sie mit sich bringen.

Ziel des Design Sprints war es innerhalb von einer Woche einen innovativen Lösungsansatz für einen visionären Support-Ansatz zu identifizieren und erste Erkenntnisse über die Tragfähigkeit zu gewinnen.
Ein treffendes Zitat in der abschließenden Feedback Runde war: „Nach einer Woche hatten wir getestete Erkenntnisse zu Überlegungen, die uns seit vielen Monaten beschäftigen.“

Design Sprint mit REWE digital

Voller Fokus und eine gut strukturierte Woche: Design Sprints helfen kompakt wichtige Erkenntnisse zu innovativen Ideen zu gewinnen.

Design Sprint in a Nutshell

Eine Woche volle Konzentration mit allen relevanten Playern. Das besondere an dem Design Sprint Format ist, dem Problemverständnis und der Lösungsskizze zusammen mit Expert:innen und Entscheider:innen ausreichend Zeit zu geben, um dann innerhalb von einer Woche einen Prototyp zu bauen, diesen mit echten Nutzer:innen zu testen und daraus Erkenntnisse zu essenziellen Fragestellungen zu gewinnen.

Ursprung des Design Sprints

Seinen Ursprung hat das Design Sprint Format bei Google und hier insbesondere auch bei Google Venture. Es ist aber keineswegs nur für Startups geeignet. Mit der richtigen Adaption ist es auch im Unternehmenskontext und insbesondere für neue Innovationen und Produkte sehr gut geeignet.

Die Design Sprint Woche

Der Ablauf der Design Sprint Woche kompakt:

Montag: Problemverständnis – visionäres Zwei-Jahresziel und „Sprint Questions“
Dienstag: Lösungs-Design – Lösungsskizze und Storyboard für den Prototyp
Mittwoch: Prototyping – Prototyp mit Fokus auf die Testsession
Donnerstag: Prototyping – Prototyp mit Fokus auf die Testsession
Freitag: Testing & Erkenntnisse – Tests mit echten Nutzern und Stakeholder Abschluss

Alle Tage sind fokussiert und durchstrukturiert. Einzelne Sessions mit ausgereiften Methoden sorgen für einen sehr klaren und effektiven Prozess. Gleichzeitig sorgen fixe Pausenzeiten und Arbeitsblöcke für einen hohen Fokus und eine hohe Pace über die gesamte Woche hinweg. Beispielsweise liefen alle Design Sprint Tage von 9:30 Uhr bis 16 Uhr mit einer fixen Mittagspause um 12:30 Uhr.
Für den notwendigen Fokus haben auch unsere Golden Rules gesorgt. Beispielsweise gab es ein striktes Telefon und E-Mail Verbot im Raum. Ausnahmen waren in dringenden Fällen für jede:n erlaubt, wenn dafür der Raum verlassen wurde, um allen anderen ihren Fokus zu ermöglichen.

Die Wochentage im Detail

Montag: Problemverständnis
Der Montag sorgt für viel Klarheit und Verständnis der IST Situation, und wo die Reise hingehen soll. Über Experteninterviews und die Erstellung einer Landkarte wird Orientierung geschaffen. Im Anschluss wird ein mutiges 2-Jahres-Ziel entwickelt, um zu definieren, wie man sich eine ideale Welt vorstellen würde. Dann stellt man sich die Frage, woran das 2-Jahres-Ziel scheitern könnte. Hiervon werden dann Fragen, sogenannte Sprint Questions, abgeleitet, die es zu beantworten gilt, um Sicherheit für den Erfolg des Vorhabens zu gewinnen. Über den Tag hinweg finden mehrere Voting Runden statt, um die Sichtweisen des kompletten Teams mitzunehmen, die letztendliche Entscheidung liegt aber immer wieder bei dem einen, vorher definierten Entscheider.

Dienstag: Lösungsdesign
Für einen energiegeladenen Start in den Tag haben wir uns die positiven Beispiele angeschaut, die alle Sprint Teilnehmenden ausgewählt haben. Hier liegt der Fokus auch auf einzelnen kleinen Aspekten wie „Ich finde es toll, dass ich beim Telekom Support verschiedene Kontaktkanäle angeboten bekomme“ oder „Dune Appartments bietet ein perfektes Ankommen, wenn man dort ein Apartment bezieht“. Anschließend nähert sich das Team iterativ einer gemeinsamen Lösungsvision für die Woche. Durch klar strukturierte Methoden wie Ideas Sketching, Concept Gallery und Storyboarding entstehen immer wieder neue Lösungsansätze, die uns zum Ziel eines gemeinsamen Prototypendesigns führen. Und wieder endet der Block mit einem klaren Commitment einer Person mit der finalen Entscheidungsrolle.

Mittwoch / Donnerstag: Prototyping
An den Prototyping-Tagen arbeitet das Umsetzungsteam an einem Prototyp. Klarer Fokus hierbei ist, dass am Freitag ein Prototyp vorliegt, den echte Nutzer:innen testen können und das Team Erkenntnisse zu den priorisierten Sprint Questions von Montag gewinnt. Hierbei dürfen auch mal Dinge gefaked werden, denn in zwei Tagen kann verständlicherweise keine vollständige Lösung entstehen.

Freitag: Testen & Erkenntnisse
Am Freitag wird es spannend. Am Vormittag werden Anwendertests durchgeführt. In unserem Fall haben wir verschiedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der REWE-Verwaltung eingeladen, die Lösung zu testen. Aus den Beobachtungen ergeben sich wertvolle Erkenntnisse, die dann für die Stakeholder Präsentation am Nachmittag aufbereitet werden. Primäres Ziel der Stakeholder Präsentation ist es, die Erkenntnisse auszutauschen, gemeinsam Schlussfolgerungen zu ziehen und sinnvolle nächste Schritte zu identifizieren.

Ressourcen-Einsatz

Austausch innerhalb des Teams, Vorstellung von Ideen.

Im Idealfall sind alle Beteiligten während der gesamten Woche anwesend. Dazu gehören Umsetzungsexperten, Fachexperten, Moderatoren. In vielen Kontexten ist ein solches kompaktes 5-Tage-Format, vergleichbar mit einem Urlaub oder einer Konferenz, gut mit dem Tagesgeschäft vereinbar. Es gibt aber auch Möglichkeiten, bei denen nicht alle Teilnehmer die ganze Woche anwesend sein müssen.
In unserem Beispiel des Design Sprints mit dem DOIT Innovation Team wurden beispielsweise die Fachexperten und Entscheider nur für Montag und Dienstag sowie zur Abschlusspräsentation und -diskussion am Freitag eingeladen.

Theoretisch müssen die Umsetzungsexperten nur an den Prototyping-Tagen Mittwoch/Donnerstag anwesend sein. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass zumindest ein Onboarding am Dienstagnachmittag sinnvoll ist. So bekommen sie bereits die Entscheidungen mit und können an der Aufgabenklärung und dem Aufgabenabbau für Mittwoch mitwirken.

Ein weiterer Vorteil für die Konzentration und die besondere Atmosphäre ist ein für das Team ungewohnter Ort. Das REWE digital Team hat sich entschieden, den Design Sprint bei uns in der viadee Köln durchzuführen und so abseits vom normalen Arbeitsalltag konzentriert arbeiten zu können.

Ergebnisse

Ein Design Sprint hat ein klares Ziel: Erkenntnisgewinn. Es geht darum, Klarheit über eine Problemstellung und entscheidende Fragen zu gewinnen – inklusive Tests mit echten Nutzern. Wichtig: Ziel ist es nicht, ein MVP oder eine andere produktiv nutzbare Lösung zu entwickeln. Es geht vielmehr darum, auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse das weitere Vorgehen zu klären. Für die nächsten Schritte nutzen wir gerne direkt das gemeinsame Wrap Up mit den Entscheidungsträgern am Freitag. Sie sollen an den Erkenntnissen und dem Weg dorthin teilhaben. Gerade bei der Frage „Was machen wir damit?“ sollten sie sehr aktiv mitarbeiten, um die erarbeiteten Mehrwerte auch langfristig zu nutzen.

Ein Design Sprint im eigenen Kontext?

Da es sich um eine lohnende, aber auch nicht zu unterschätzende Investition handelt, empfehlen wir immer, jemanden einzubeziehen, der bereits Erfahrung auf diesem Gebiet hat. Damit verbunden ist direkt eine Einladung zum Austausch mit uns oder gerne auch mit jemandem aus dem REWE DOIT Innovation Team.

Ein Design Sprint light oder eine interessante und auch skalierbare Alternative dazu kann auch ein ShipIt Day sein. Dieses Format führen wir von der viadee einmal im Jahr für das gesamte Unternehmen durch. Wer mag, findet hier ein Video zum Format: „LinkedIn Video ShipIt Day“.

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Autor:Innen

Dr. Benjamin Klatt

Benjamin verbindet bei der viadee und ihren Kunden den Blick auf Technologien und Menschen. Seine Leidenschaft ist die Entwicklung von digitalen Produkten und die Erschließung neuer Arbeitsweisen, Innovationen und Technologien.