Informelle Lösungen sichtbar machen: Wie Workarounds strukturiert erfasst werden können

Dass Workarounds in vielen Organisationen existieren, haben wir dadurch aufgezeigt. Doch obwohl diese informellen Lösungen oft funktionieren, bleiben sie mindestens genauso oft unsichtbar.

Daraus ergibt sich folgendes Problem: Was nicht systematisch erfasst wird, kann weder bewertet noch gezielt verbessert werden. Workarounds verschwinden mit der Person, die sie nutzt, oder werden stillschweigend zur neuen Normalität – inklusive aller Risiken.

Gerade im Kontext von agilen Transformationen, KVP-Initiativen oder Prozessverbesserungen stellt sich daher eine zentrale Frage:

Wie können Workarounds strukturiert, vollständig und praxisnah erfasst werden?

Dieser Beitrag fokussiert sich genau darauf – und zeigt konkrete, praxiserprobte Ansätze auf.

Denn eine systematische Workaround-Dokumentation ermöglicht:

• Transparenz über reale Prozessprobleme

• eine datenbasierte Priorisierung von Verbesserungsmaßnahmen

• das Erkennen von Mustern über Teams und Bereiche hinweg

• die Integration von Workarounds in regelmäßige Prozessbewertungen (z. B. Retrospektiven, Inspect-&-Adapt-Workshops)

Wie kann eine systematische Erfassung also gelingen? Im Rahmen unseres Forschungsprojektes haben wir uns mit verschiedenen Möglichkeiten beschäftigt, die wir im Folgenden mit euch teilen wollen.

Was muss erfasst werden? Relevante Informationen definieren

Bevor Tools oder Templates eingeführt werden, lohnt sich eine grundlegende Klärung:

Welche Informationen brauchen wir, um einen Workaround sinnvoll bewerten zu können?

In der Praxis haben sich u. a. folgende Faktoren bewährt:

• Kurzbeschreibung des Workarounds

• Einordnung in bestehenden Soll-Prozess

• Relevanz-Einschätzung (z. B. niedrig / mittel / hoch)

• Häufigkeit der Nutzung

• Auslöser für den Workaround

• Autor:in / einreichende Person

• Datum der Erfassung

• Status (für die fortlaufende Bearbeitung)

Diese Struktur schafft die Grundlage für Vergleichbarkeit und spätere Entscheidungen.

Option 1: Der Steckbrief – ein ausgefülltes Template pro Workaround

Aus diesen Anforderungen haben wir zunächst einen, in der Praxis bewährten, Workaround‑Steckbrief entwickelt:

• pro Workaround wird ein standardisiertes Template ausgefüllt

• Fokus auf Verständlichkeit und Übersichtlichkeit statt Bürokratie

• geeignet für Workshops, Interviews oder asynchrone Erfassung

Am Ende dieses Blogbeitrages kannst du dir eine Vorlage unseres Workaround-Templates herunterladen.

Option 2: Niedrigschwelliger Start mit Excel – und seine Grenzen

Wenn man mehrere Workarounds in einem Dokument erfassen möchte, bietet sich zunächst eine Excel‑Tabelle an, in der jeder Workaround eine Zeile darstellt. Diese könnte z.B. so aussehen:

Die Nutzung einer Excel-Tabelle bringt viele Vorteile mit sich:

• schnell einsatzbereit

• filter- und sortierbar

• geringe technische Hürden

• Gesamtübersicht über alle erfassten Workarounds

Ob lieber ein Template oder Excel für den Start einer grundlegenden Erfassung genutzt wird, scheint oftmals individuelle Präferenz zu sein.

Aber:
Bei beiden Optionen zeigt sich in der Realität, dass Felder lückenhaft ausgefüllt werden. Kontext fehlt, Relevanz wird nicht einheitlich eingeschätzt, Rückfragen bleiben offen. So wird die Nachbereitung schnell sehr langwierig und aufwändig.

Option 3: Wenn Tools unterstützen – von Forschung bis Praxis

Genau an dieser Stelle können digitale Erhebungstools helfen.

Einen guten Überblick über bestehende Ansätze bietet das LongSword Paper von Löhr et al. (2025), das verschiedene Toolings zur systematischen Workaround-Erfassung und -Analyse vergleicht.

Im Rahmen des Forschungsprojekts entwickeln wir darüber hinaus aktuell den Workaround Curator, der auf Basis von Praxisdaten und wissenschaftlichen Erkenntnissen entwickelt wird. Er fungiert als dialogisches Erhebungstool in Form eines Chatbots, auf Basis eines LLMs. Auf Basis der zu Beginn identifizierten Faktoren extrahiert er relevante Informationen – Kurz gesagt: Auch hier werden als Grundlage die Faktoren der Excel-Tabelle genutzt.

Der entscheidende Vorteil? Neben einer niedrigschwelligen Texteingabe, fragt der WA Curator gezielt nach fehlenden Angaben. Wo in Tabellen Lücken entstehen, kann hier ein vollständiges Bild geformt werden, ohne dass die einreichende Person alle Faktoren kennen muss. Darüber hinaus hilft er bei der Typ-Einordnung (z.B. Workaround vs. Sabotage) und kann auf Basis von unternehmenseigenen Prinzipien und Compliance-Prüfungen eine Entscheidungsfindung bzgl. des Workarounds unterstützen.

Wenn ihr euch mit einer tool-gestützten Erfassung von Workarounds beschäftigt und neugierig auf diesen Ansatz seid, kommt gern auf uns zu.

Fazit

Workarounds zeigen, wo Prozesse wirklich haken – und wie Menschen diese Hürden kreativ überwinden. Wer sie systematisch erfasst, schafft eine wertvolle Brücke zwischen informeller Praxis und formaler Verbesserung.

Unsere Handlungsempfehlungen:

1. Definiere klare Erfassungskriterien, bevor du Tools auswählst.

2. Starte mit niedrigschwelligen Möglichkeiten (Excel oder Templates), aber erkenne die Grenzen manueller Listen.

3. Nutze Tools, um Qualität und Vollständigkeit zu erhöhen.

→ Lade dir hier unser Workaround-Template herunter.

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Kontext: Der Artikel beschreibt Erkenntnisse aus dem Forschungsprojekt Change.WorkAROUND, das 2023 bis 2026 vom BMFTR im Rahmen des Programms “Industrie 4.0 – Wandlungsfähigkeit von Unternehmen in der Wertschöpfung von morgen (InWandel)” gefördert wurde (Förderkennzeichen 02J21C160, koordiniert vom PTKA) unter wissenschaftlicher Leitung von Prof. Daniel Beverungen an der Universität Paderborn.