Retroformat: Problemraum – Lösungsraum

Schritt 1: Den Problemraum öffnen

Im ersten Schritt geht es darum, den Problemraum zu erfassen und zu verstehen, indem alle Ideen, Anmerkungen und Probleme zunächst gesammelt werden. Folgende Fragen können dabei unterstützend formuliert und im Team beantwortet werden:

• Worüber sprechen wir heute? – Es ist wichtig, dass alle Teammitglieder wissen, was heute auf der Agenda steht. Das Thema der Retro sollte klar definiert werden.

• Wo hat in den letzten 4 Wochen der Schuh gedrückt? Warum? – Durch eine gedankliche Analyse der vergangenen vier Wochen können alle Teammitglieder spezifische Probleme identifizieren und reflektieren, warum diese Probleme ein Hindernis dargestellt haben.

• Was wissen wir grob über die Probleme? – Dieser Punkt zielt darauf ab, Informationen und Erfahrungen zu den identifizierten Problemen zu sammeln und so eine Grundlage für weitere Diskussionen zu schaffen, ohne an dieser Stelle ins Detail zu gehen. Stattdessen gut überlegt werden, wie weit der Problemraum geöffnet werden sollte.

Schritt 2: Den Problemraum schließen

Der zweite Schritt besteht darin, die in Schritt 1 gesammelten Ideen zu priorisieren. Nicht alle Probleme sind gleich relevant oder zeitkritisch, es sollte deshalb im Team überlegt werden, welche Ideen innerhalb der Retro besprochen werden und welche vertagt werden.

• Worauf konzentrieren wir uns als erstes? Worauf als zweites? Warum? – Hier sollen die identifizierten Probleme priorisiert werden, sodass sich das Team auf die wichtigsten Herausforderungen konzentriert und diese als erstes angeht.

• Wer kann noch mal Problem 1/Problem 2 zusammenfassen? – An dieser Stelle sollte auch sichergestellt werden, dass alle Anwesenden die Problemstellungen verstanden haben (und wiedergeben können) und diese klar und präzise niedergeschrieben sind. Dies erleichtert später den Übergang in den Lösungsraum.

Schritt 3: Den Lösungsraum öffnen

Zu diesem Zeitpunkt sollten die Probleme klar umrissen und in ihrer Relevanz priorisiert sein. Dieser erste Schritt innerhalb des Lösungsraums dient der Entwicklung neuer Lösungsansätze für die vorher identifizierten Probleme.

• Wie können wir dem jetzt begegnen? – Es kann zunächst ein Brainstorming stattfinden, um anschließend mögliche Lösungsansätze zu diskutieren.

• Welche Maßnahmen fallen euch ein? – Jede Idee zählt. Ermutige Teammitglieder, ihre Ideen zu teilen.

• Was hat in der Vergangenheit schon mal funktioniert? – Erfolgreiche Strategien aus der Vergangenheit können als Grundlage für zukünftige Strategien dienen.

• Welche Ideen gibt es noch? – Ermutige auch zu innovativen Vorschlägen. Think outside the box.

• Woran werdet ihr merken, dass es besser geworden ist? – Gibt es messbare Kriterien für den Erfolg? Äußern sich positive Veränderungen für alle Teammitglieder gleich?

• Was oder wen braucht ihr, um das Problem zu lösen? – Welche Ressourcen oder Unterstützung werden teamintern oder auch teamextern benötigt?

Schritt 4: Den Lösungsraum schließen

Im letzten Schritt der Retrospektive werden spezifische, umsetzbare Lösungen aus den in Schritt 3 gesammelten Ideen ausgewählt.

• Auf welche Vorgehensweise könnt ihr euch einigen? Was passt am besten zu unserem Team/unserer Situation? – Alle Teammitglieder sollten über die gewählten Vorgehensweisen abstimmen. Es kann empfehlenswert sein, die Abmachung für alle sichtbar schriftlich festzuhalten, da dies mehr Verbindlichkeit mit sich bringt und es einfacher ist, Aspekte der Entscheidung zu verfeinern oder zu challengen.

• Wer kümmert sich? Bis wann? – Dieser Schritt dient der Klärung von Verantwortlichkeiten. Jedes Teammitglied sollte wissen, worum er / sie sich kümmert und bis wann die Aufgabe abgeschlossen sein sollte.

• Was machst du/was macht ihr genau, um das Problem zu beheben? – Ggf. kann es helfen, detaillierte Aktionspläne zu erstellen, die dabei helfen, den Fortschritt zu verfolgen und sich im Team auf dem Laufenden zu halten.

• Wer muss über diese Lösung informiert werden?– Das können abwesende Teammitglieder wie auch teaminterne Menschen sein.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Prozess nicht immer strikt linear ist. Oftmals müssen Teams zwischen den Phasen hin- und herwechseln, z.B.

• Wenn das Problem noch nicht klar definiert ist, kann es hilfreich sein von Schritt 3 (bzw. 4) zurück zu Schritt 2 zu kehren.

• Wenn die Problemzusammenfassung noch schwerfällt sollte geklärt werden, wer davon betroffen war und woran das Problem identifiziert wurde (von Schritt 2 zu Schritt 1).

• Wenn Motivation und Engagement für die Lösungen und deren Verantwortlichkeit in der Umsetzung fehlen, könnte ein Rückblick von Schritt 4 auf Schritt 3 helfen, neue Ansätze zu finden.

Fazit

Der Ansatz Problemraum-Lösungsraum ist eine kraftvolle Moderationsmethode für Retrospektiven oder Workshops, die das Team dabei unterstützt, Probleme effektiv zu identifizieren und gemeinsam Lösungen zu entwickeln und umzusetzen. Durch das strukturierte Vorgehen und den offenen Austausch von Ideen, kann das Team nicht nur aktuelle Herausforderungen meistern, sondern auch eine Kultur der Lösungsorientierung, des offenen Miteinanders und der gemeinsamen Verantwortlichkeit fördern und so ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem Probleme offen kommuniziert und bearbeitet werden. Sie bietet zudem viel Klarheit und Struktur für die moderierende Person und fördert die agilen Werte Fokus und Offenheit.