Timeboxing: Die Macht der Zeit – Wie du Meetings fokussierter und effizienter gestaltest

Da eine Timebox eine externe Störung für die Teilnehmenden darstellt – eine gewollte Störung, aber dennoch eine Störung – sollte sie bestenfalls mehr als nur ein lauter Alarm sein, der alle überrascht. Eine Timebox bietet insbesondere dann Orientierung, wenn ihr Fortschreiten von den Teilnehmenden unaufdringlich beobachtet werden kann. Falls kein Equipment dafür zur Verfügung steht, dann funktioniert zwar auch ein “Ihr habt jetzt noch 5 Minuten Zeit“, dann bleibt die Timebox jedoch eine Blackbox für die Teilnehmenden. Eine bessere Wahl sind daher Tools, die optisch veranschaulichen, wie viel Zeit noch übrig ist. Denkbar sind beispielsweise „Ampeltimer“, obwohl sie in der Bedienung gelegentlich etwas kompliziert sind und lediglich drei Phasen – Grün, Gelb und Rot – darstellen.

Am besten funktioniert ein schlichter Countdown, der groß an die Wand projiziert werden kann. Denn je einfacher und schneller der aktuelle Stand der Timebox zu erfassen ist, desto besser ist die Orientierung. Einen entsprechenden Countdown bietet zum Beispiel das neue Timebox-Tool in der Insider Preview der Agile Toolbox.

„Ihr habt jetzt 17 Sekunden Zeit, um jeweils drei Höhepunkte und Tiefpunkte aus dem letzten Sprint aufzuschreiben. Zeit läuft ab …. jetzt.“ Etwa 20 Sekunden später schauen sieben verdutzte Teammitglieder den:die übereifrige:n Scrum-Master:in an. Vor ihnen liegen leere Klebezettel.
Natürlich hängt die Größe der Timebox von der Aufgabe ab. Daher muss der Zeitgeber oder die Zeitgeberin sich darüber im Klaren sein, womit sich die Teilnehmenden eigentlich gerade beschäftigen. Die Komplexität der Aufgabe spielt hierbei eine entscheidende Rolle: Werden Informationen aus dem Gedächtnis abgerufen, darf die Timebox knackig kurz sein. Muss das Team hingegen gemeinsam eine anspruchsvolle Diskussion führen oder neue Erkenntnisse erarbeiten, ist mehr Zeit erforderlich.
Ist das Thema besonders brisant? Dann sollten vielleicht lieber zwei kurze als eine lange Timebox verwendet werden. So erhöht ihr die Wahrscheinlichkeit, die Redekultur und den Erkenntnisgewinn zu überprüfen. In der Timebox der Agile Toolbox kannst du dafür ganz einfach eine laufende Timebox verlängern oder eine neue starten.

Um das volle Potenzial von Timeboxen zu entfalten, sollten die Teilnehmenden während der festgelegten Zeit aktiv an dem Ziel arbeiten, das sie am Ende der Timebox erreichen möchten. In intensiven Dialogen kann es vorkommen, dass das aktuelle Ziel gemeinschaftlich aus den Augen gerät und sich ein neues Thema einschleicht. Als Moderator:in reicht ein kurzes „Seid ihr noch beim Thema?“, um dem Team die Chance zu geben, den Kurs zu korrigieren.

Entscheiden alle zusammen, dass das Ziel gewechselt werden soll, muss klar sein, dass hiermit die laufende Timebox obsolet geworden ist. Nur so bleibt die Struktur gewahrt und das Meeting bleibt auf Kurs – damit jeder und jede die eigene Energie dort konzentrieren kann, wo sie gebraucht wird.

„Ich habe um 16:30 Uhr Plätzchen-backen in der Kita. Spätestens um 16:00 Uhr möchte ich das Haus verlassen.“ Absprachen dieser Art zuverlässig einhalten zu können, gehört zu einem gesunden Ausgleich zwischen Privat- und Berufsleben dazu. Sie sind ein Stück Lebensqualität. Eine Timebox ist ebenfalls nicht nur eine Forderung – „Wir verwenden jetzt und hier maximal so viel Zeit auf die Erreichung dieses Ziels“ – sondern auch ein Versprechen, das Verlässlichkeit kreiert.

Der Hüter oder die Hüterin der Timebox verspricht, sich um das Management der Timeboxen zu kümmern: Das Ziel der Timebox wird nachgehalten, Erkenntnisse ggf. dokumentiert und aufgeschobene Themen bleiben nicht verloren, sondern werden später oder im nächsten Meeting zur Sprache gebracht.

Im Gegenzug versprechen die Teilnehmenden, die Timeboxen zu akzeptieren und zu respektieren. Soll die Dauer einer Timebox während des Meetings angepasst werden, was durchaus in Ordnung ist, so muss das einstimmig geschehen. Alle Teilnehmenden sollten sich dabei bewusst darüber sein, dass sich die Anpassung auf die Dauer der darauffolgenden Timeboxen auswirkt. Insbesondere muss dem Team klar sein, dass das Verlängern einer Timebox immer auch das Kürzen einer anderen Timebox mit sich bringt. Dieser Zeitverlust für andere Agendapunkte muss bewusst in Kauf genommen werden. Kommt es regelmäßig zu Verlängerungen von Timeboxen, sollte überprüft werden, woran das liegt. Verlässlichkeit herrscht dann nicht mehr vor.

Timeboxen bringen ein beschränkendes Element mit sich. Doch nicht in jeder Situation ist eine zeitliche Begrenzung sinnvoll. Manchmal kann sie sogar kontraproduktiv sein. In den folgenden Situationen bleibt der Timer lieber aus:

• Persönliche oder sensible Aspekte: Wird beispielsweise ein Team-Kodex erstellt, sollte jedes Teammitglied zunächst alle Werte äußern, die ihm oder ihr wichtig sind. Eine Beschränkung kann hier zu mangelnder Identifikation mit dem Kodex führen.

• Kleinstaufgaben: Wenn von vornherein klar ist, dass alle weniger als zwei Minuten brauchen, um die Aufgabe zu erfüllen, muss keine Timebox gesetzt werden. Sie stört dann eher und wirkt bürokratisch. Soll zum Beispiel jedes Teammitglied einen positiven Aspekt aus dem letzten Sprint aufschreiben, kann dies ohne Timebox geschehen.