16.07.2025

Verantwortung übernehmen in selbstorganisierten Teams – Mit der „Budget-Pool-Methode“

Wie gelingt echte Selbstorganisation in Teams – ohne Chaos und Missverständnisse? Die Budget-Pool-Methode zeigt, wie durch transparente Budgetverteilung und klare Verhandlungen Verantwortung wirksam übernommen werden kann.

Selbstorganisierte Menschen organisieren sich selten ganz von allein. Zumindest nicht ohne einen passenden Rahmen. Diesen Rahmen zu definieren, ohne in die Freiheit, Kreativität und Mitbestimmung einzugreifen, ist eine große Herausforderung von vielen Führungskräften. Nur weil alle Informationen irgendwo dokumentiert sind, die Ziele und Strategien niedergeschrieben sind und wir ja alle erwachsen sind, funktioniert es oft nicht so wie erwünscht. Unklarheiten lösen sich dabei nicht von selbst. Statt schnell und flexibel auf das Marktverhalten und auf Kundenwünsche zu reagieren, entstehen oft unübersichtliche Strukturen und Unsicherheit. Und das, obwohl das Vertrauen in die Führungskräfte meist vorhanden ist und eigentlich längst alles gesagt wurde.

Aber da bekanntermaßen gesagt noch nicht gleich umgesetzt ist (angelehnt an die Kommunikationstreppe von Lorenz) , stellen wir im Folgenden eine Methode vor, um Handeln planbar, transparent und zielgerichtet zu machen.

Kommunikationstreppe nach Lorenz (angeblich)

Hierbei wird Budget mithilfe einer Methode angelehnt an die Geldbrunnenmethode (Geld gemeinsam und gerecht aufteilen mit dem „Geldbrunnen“ — Lino Zeddies) aufgeteilt – wir experimentieren mit dieser an uns angepassten Methode bei viadee spark und teilen unsere Erkenntnisse hier. (Spoiler: sieht gut aus bisher) . Zu verteilende Einheiten können dabei: Geld (z.B. Bonus oder Trinkgeld), Personentage, Kapazitäten, User Storys etc. sein.

“Budget-Pool-Methode”

Das Prinzip hinter der “Budget-Pool”- Methode ist die partizipative Verteilung von limitiertem Budget. Die Beteiligten haben ein Gesamtkontingent von x Einheiten zur Verfügung für einen bestimmten Zeitraum, welches auf die einzelnen “Töpfe” verteilt wird. Dabei gilt: Sind die x Einheiten aufgebraucht, dann muss gemeinsam eine Lösung gefunden bzw. Entscheidung getroffen werden. Es geht hier um eine möglichst gerechte Verteilung unter Einbezug der Beteiligten, mit dem Wissen, dass Budget limitiert ist und es somit die perfekte Lösung nicht geben kann.

“Töpfe” sind Beteiligte und können sich in Gruppen, Projekte, Herzensthemen, Produktgruppen etc. finden, die oft bereits vorhanden sind oder sich in der Vorbereitung formieren können. Je nach Größe, in der es etwas zu verteilen gibt, können es auch Einzelpersonen sein.

Idealerweise wird die Methode vor Ort durchgeführt, sodass alle Beteiligten an einem Tisch zusammen kommen können. Das erleichtert das Zwischenmenschliche. Es kann aber gut auch online durchgeführt werden.

Ablauf

Vorbereitung

Vor dem Durchführungstag werden alle betroffenen Mitarbeitenden über den groben Ablauf informiert und die Absicht hinter der Methode erläutert. Es sollte hier auch auf Ziele und Leitplanken eingegangen werden.
Je nach Größen können die Gruppen sich dann jeweils vorbereiten und das antizipierte Budget, Argumente und eine Stellvertretung bestimmen.

Aufbau und Material

1 großer Tisch mit dem Gesamtbudget in Form von Geldscheinen in verschiedener Höhe (z.B. Spielgeld oder unsere Vorlage zum Ausdrucken).
Genug Platz für alle Zuhörer*innen im Außenkreis
1* Flipchart zur Dokumentation
1* Übersicht über Ziele oder Leitplanke

Rollen

Moderation
Stellvertreter*innen: 1 Mensch pro Topf

Voraussetzungen

Gute Kommunikation im Team
Offener und ehrlicher Umgang miteinander
Bereitschaft zu verhandeln
Kennen und Verstehen der Ziele

Zu Beginn

Anmoderation und Erklärung der Methode inkl. Transparenz über Gesamtbudget und Klärung offener Fragen. Die Stellvertreter:innen der Gruppen versammeln sich im Innenkreis um einen Tisch und mögliche weitere Teammitglieder als Zuhörer:innen im Außenkreis.

Die Beteiligten stellen kurz vor, welche “Töpfe” sie vertreten. Hier kann es hilfreich sein, an einem Flipchart zu notieren, wer für welches Thema am Tisch steht, sodass das Plenum im Außenkreis die jeweiligen Sprecher:innen einer Gruppe jederzeit zuordnen kann.

Runde 1: Bedarfsabfrage

Die Stellvertreter*innen bringen der Reihe ihren Budgetbedarf vor (inkl. Argumentation wie Bezug zu Abteilungszielen, geplante Maßnahmen etc). Dann nehmen sie das angedachte Budget in Form der Geldscheine aus der Tischmitte und legen diese vor sich hin. Es startet, wer starten möchte und dann geht es im Uhrzeigersinn weiter. Es dürfen Verständnisfragen gestellt werden.
Wenn alle durch sind, ist die erste Runde zu Ende: Ist kein Budget mehr übrig oder noch etwas in der Mitte, werden alle Bedarfe ohne Budgetentnahme weiter genannt.

Runde 2: Verhandlung

Jetzt startet die Verhandlung der Reihe nach. Jede Aktion muss erklärt und begründet werden und es ist pro Stellvertreter*in eine Aktion erlaubt:

Folgende Aktionen können durchgeführt werden.

Eigenes Budget in die Mitte zurückgeben
Eigenes Budget einem anderen Topf zuschreiben
Fremdes Budget in die Mitte legen
Fremdes Budget dem eigenen Topf hinzufügen
Fremdes Budget einem fremden Topf zuschreiben

Runde 2+x

Siehe Runde 2: Es werden nun so viele Runden verhandelt, bis eine Konsententscheidung gefunden wurde. Sprich, alle am Tisch akzeptieren die Verteilung des Budgets und zusätzlich gibt es keine schwerwiegenden Einwände aus dem Innen- bzw. Außenkreis mehr.

Reflexion und Ausblick

Die Moderation fasst den Termin zusammen, holt Feedback ein und erläutert nächste Schritte.

Wie kann es weitergehen?

Das Budget wird nun eigenverantwortlich verwaltet und transparent gemacht: z.B. bei Folgetreffen oder über schriftliche Kommunikationskanäle der Gruppen über ihre Fortschritte im Hinblick auf die geplanten Aufgaben und Ziele. Zeitnah kommen die Stellvertreter:innen jeder Gruppe wieder zusammen und schauen auf das bereits verbrauchte Budget sowie auf das noch verbleibende Budget und verhandeln ggf. neu. In diesem Zuge ist es auch möglich, mit einer neuen Gruppe einzusteigen. Auf den Außenkreis kann hier verzichtet werden, da das inhaltliche Update bereits stattgefunden. Darüber hinaus gab es jeweils gruppenintern im Vorfeld Abstimmungen und Vorbereitungen.

Variationen und Add-ons

Der Außenkreis kann offen mitdiskutieren und Verständnisfragen stellen; jeweils am Ende einer Runde

Der Außenkreis kann mit der jeweiligen Stellvertretung Rücksprache halten; jeweils am Ender einer Runde
Es gibt einen Platzhalter-Topf (z.B. als Backup für zukünftige unbekannte Themen, Sammeltopf für anfallende Aufgaben, die nicht durch einen Menschen am Tisch abgedeckt sind)

Unsere Key Learnings

Je besser die Vorbereitung der Töpfe und Verständnis der Ziele, desto besser kann sich ausgetauscht und argumentiert werden.
Seid kooperativ! Es gibt nur so viel Budget zu verteilen, wie insgesamt zur Verfügung steht.
Es wird nicht die perfekte Lösung geben, jedoch die zu diesem Zeitpunkt bestmögliche.

Fazit

Die Budget-Pool Methode hilft Budget nicht mehr nach dem Prinzip „Was verbraucht ist, ist verbraucht“ einzusetzen. Sie ermöglicht die transparente Verwendung von Budgets, wobei Selbstorganisation und Eigenverantwortung eine große Rolle spielen. Durch das Verhandeln des Budgets entsteht eine implizite Verbindlichkeit, die geplanten Maßnahmen umzusetzen, da innerhalb der Diskussionen Gruppen ggf. auf Budget zugunsten anderer Gruppen verzichten müssen. Zudem schafft die Methode Klarheit über das zur Verfügung stehende Budget. Dadurch müssen sich alle mit ihren Zielen und Aufgaben sowie den Bereichszielen noch intensiver auseinandersetzen, damit das vorhandene Budget bestmöglich eingesetzt wird.

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Autor:Innen

Lana Knödler

Lana Knödler hat langjährige Erfahrung in operativen Rollen wie der Projektleitung oder als Scrum Masterin und ist beratend auf Change Management und Organisationsentwicklung im agilen Umfeld spezialisiert

Lisa Sophie Colbatzky

Lisa Colbatzky unterstützt Individuen sowie Teams dabei ihre Potentiale zu entfalten. Der Einsatz von kreativen Methoden und das Fördern von wertschätzendem Miteinander dürfen bei ihr nicht fehlen.