Workarounds im BPM-Lifecycle – Warum Abweichungen der Schlüssel zur Prozessoptimierung sind

Der klassische BPM Lifecycle und seine blinden Flecken

Der klassische Business Process Management (BPM) Lifecycle beschreibt den typischen kontinuierlichen Verbesserungszyklus in vier Phasen:

1. Analyse / Evaluation: Untersuchung und Dokumentation bestehender Prozessabläufe; Ermittlung von Schwachstellen oder Engpässen; Sammlung von Kennzahlen & Erfolgskriterien

2. Design: Modellierung der Soll-Prozesse mit klar definierten Rollen und Abläufen

3. Konfiguration: Technische Umsetzung des Prozessmodells in Systemen oder Tools; Test und Validierung des Prozesses

4. Enactment: Ausführung und Steuerung der Prozesse im Echtbetrieb; Messung von Leistungskennzahlen; Monitoring

Nach der Enactment-Phase beginnt der Zyklus erneut mit der Analyse bzw. einer Evaluation des Prozesses, da die beobachteten Daten und Erfahrungen in eine nächste Prozessverbesserung einfließen. So entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungszyklus – ein Kernprinzip des BPM.

Einen genaueren Einblick in den BPM Zyklus zeigen die Paper von van der Aalst (2004) oder Weske (2007)

Was bei klassischen KVP Prozessen systematisch ausgeblendet wird, sind die Abweichungen in der operativen Realität – also jene Stellen, an denen Mitarbeitende bewusst oder unbewusst vom definierten Ablauf abweichen, um arbeitsfähig zu bleiben. Auch wenn solche Workarounds in der Praxis oft als Fehlerquelle empfunden werden, entsteht gerade in diesen Momenten des Abweichens wertvolles Lernpotenzial. Denn sie zeigen, wo Annahmen des Soll-Prozesses nicht greifen – oder wo Mitarbeitende funktionale Lösungen schaffen, die im Design bisher nicht angedacht waren.

Kurz gesagt: Der BPM Lifecycle fokussiert sich auf Soll-Prozesse, während die Realität „Ist-Prozessvarianten“ hervorbringt, die Lernquellen für künftiges Design sein müssten.

Warum wir einen „Workaround-bewussten“ BPM Lifecycle brauchen

Um diese Erkenntnisse nutzbar zu machen, braucht der klassische Lifecycle eine Erweiterung:
Eine Workaround-Phase, die bewusst Abweichungen aus der Enactment-Phase erfasst, bewertet und in die Analyse- und Designphasen zurückspiegelt.

Ein „Workaround-bewusster“ BPM Lifecycle integriert also eine systematische Schleife des Erfahrungslernens zwischen Prozessausführung und Prozessverbesserung und folgt damit der Grundannahme, dass nicht jede Abweichung schlecht ist, sondern manche in den Soll-Prozess aufgenommen werden sollten. Dieser könnte dann so aussehen:

Typische Aktivitäten in der Workaround-Phase

• Identifikation: Erfassen realer Abweichungen über Beobachtungen, Interviews oder Tool-basierte Analysen

• Analyse: Bewertung von Nutzen, Risiken und Wiederkehrwahrscheinlichkeit.

• Integration: Ableitung von Optimierungsvorschlägen oder neuen Prozessvarianten und Integration in den Prozess.

• Kommunikation: Austausch mit den betroffenen Teams, um Verständnis und Akzeptanz für Prozessänderungen zu fördern.

Wie du systematisch Workarounds erfassen kannst, erfährst du bald in unserem nächsten Blogbeitrag.

 

Diese Phase schafft Raum für Lernen aus der Praxis. Sie schließt die Lücke zwischen theoretischer Prozessplanung und realer Prozessausführung – und macht aus gelebten Abweichungen wertvolle Innovationsinputs.

Besonders die Identifikation von Workarounds kann sich in der Praxis als schwierig gestalten, wenn Mitarbeitende nicht bereit sind, ihr nicht-standardgemäßes Verhalten anzugeben (z.B. aus Angst, Zeitdruck oder fehlender Initiative). Ähnlich zu einem Paper und Ansatz von Steven Alter (Integrating Anticipation of Foreseeable Workarounds into Information System Engineering, 2026), haben wir in unserer Forschungsarbeit den Workaround Brainstormer entwickelt, der dabei hilft, noch unbekannte, zielgerichtete Abweichungen eines Prozesses aufzudecken und plausible Hypothesen zu bilden. Das sieht dann so aus:

Beispiel Coffee Coders Inc.

Input ist eine Beschreibung eines Geschäftsprozesses (hier stark vereinfacht – es könnte auch ein BPMN-Diagramm sein)

Vereinfachter Prozess

… in der IT-Beratung nehmen wir erst Kundenanforderungen auf. Dann geben wir Kaffee hinzu und erstellen Software-Lösungen.

Als Output erhalten wir Workaround-Stories, die in diesem Geschäftsprozess plausibel sind:

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Workaround-Stories

1. Als Software-Entwickler bin ich unproduktiv, falls die Kaffeemaschine kaputt ist. Ich habe daher Instant-Kaffee in meinem Schreibtisch bevorratet, um mein Koffein-Level abzusichern.

2. Als Scrum-Masterin sind meine Meetings unproduktiv, wenn sich täglich eine Schlange an der Kaffeemaschine bildet. Ich bereite daher Filterkaffee für alle vor, um die Wartezeit zu verringern.

3. Als Software-Entwicklerin bin ich unkonzentriert, falls die Kaffeemaschine ausfällt. Ich weiche daher auf Tee aus, um meine Deadlines zu erreichen.

4. Als Software-Architektin bin ich unkonzentriert, falls die Kaffeemaschine ausfällt oder die Schlange vor der Maschine zu lang ist. Ich bleibe daher lieber im Homeoffice, um unabhängig von der Kaffeemaschine und der Warteschlange zu sein.

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So bekommen wir einen Überblick über potenziell beteiligte Personen und deren “Misfits”, also Sorgen und Herausforderungen und insb. externe Rahmenbedingungen, die sie dazu bringen, vom Sollprozess abzuweichen. Einige davon sind nicht wünschenswert (Software-Architektin nur im Home-Office), andere können Keimzelle eines angepassten Soll-Prozesses sein (die strategische Instant-Kaffee-Reserve).

Über diesen Link kannst du den Brainstormer selbst ausprobieren.

Fazit und Handlungsempfehlungen

Workarounds sind keine Störfaktoren, sondern Hinweise darauf, wo Prozesse einer gelebten Realität weichen müssen. Sie geben Auskunft über den wahren Prozess, nicht den modellierten.
Ein „Workaround-bewusster“ BPM Lifecycle integriert diese Erkenntnisse und öffnet den Weg zu einer lernenden Organisation.

Dieser Ansatz funktioniert nur, wenn Organisationen sowohl kulturell als auch technologisch darauf vorbereitet sind. Deshalb haben wir im Folgenden konkrete Impulse für die Umsetzung aufgelistet.

• Fördere psychologische Sicherheit, um eine Kultur zu schaffen, in der Wandlungsfähigkeit mitgedacht und Abweichungen offen angesprochen werden dürfen.

• Führungskräfte und Prozessverantwortliche müssen Workarounds als Lernsignal und Potenzial für Verbesserung wahrnehmen.

• Feedback-Loops und kontinuierliches Monitoring helfen, Muster zu erkennen und Hypothesen über Verbesserungspotenziale zu bilden.

• Tools können helfen, bestehende Workarounds systematisch zu erfassen. Einen Überblick über Möglichkeiten zur Erfassung und verschiedenes Tooling gibt es bald im nächsten Blogbeitrag.

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Kontext: Der Artikel beschreibt Erkenntnisse aus dem Forschungsprojekt Change.WorkAROUND, das 2023 bis 2026 vom BMFTR im Rahmen des Programms “Industrie 4.0 – Wandlungsfähigkeit von Unternehmen in der Wertschöpfung von morgen (InWandel)” gefördert wurde (Förderkennzeichen 02J21C160, koordiniert vom PTKA) unter wissenschaftlicher Leitung von Prof. Daniel Beverungen an der Universität Paderborn.